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Das Lieferantenmanagement in der Praxis

Einen Aufgabenschwerpunkt in der Beschaffung bildet das Lieferantenmanagement, das generell für die Ausgestaltung der Lieferanten-Abnehmer-Beziehung verantwortlich ist und den Aufbau und Erhalt eines Lieferantenstammes, dessen Mitglieder sich durch Kontinuität, Leistungsfähigkeit und Lieferbereitschaft auszeichnen, zum Ziel hat.

Eine koordinierte Schnittstelle zu Lieferanten wird immer mehr zum Erfolgsfaktor. Vor allem in der heutigen Zeit, wo höchste Qualität, Flexibilität und schnelle Lieferzeiten gefordert werden. Wir zeigen Ihnen wie Sie ein professionelles und effizientes Lieferantenmanagement aufbauen können.

Lieferantenaudits

Lieferantenaudits dienen der Auswahl und Beurteilung neuer oder bestehender Lieferanten. Hierbei werden bisherige Anstrengungen zur Qualitätslenkung und Qualitätsfähigkeit unter Berücksichtigung der an das vom Lieferanten erzeugten Produkt oder Dienstleistung bewertet. Durch den detaillierten Einstieg in die Wertschöpfungsprozesse des Lieferanten werden häufig Lücken und Verbesserungspotentiale aufgedeckt. Zugleich dienen Lieferantenaudits zur gezielten Entwicklung von Lieferanten und helfen das Verständnis und die Zusammenarbeit an der Schnittstelle Kunde-Lieferant zu verbessern.

Arten von Audits:

Systemaudit
Prozessaudit
Produktaudit
Internes Audit
Externes Audit

Prozess eines Lieferantenaudits:

Audit-(Jahres)Plan, Programm, Ablaufplan
Fragen-/Checkliste
Abweichungsbericht
Auditbericht
Maßnahmenkatalog

So läuft die Durchführung von Lieferantenaudits

Der Hersteller muss mit seinen Zulieferern schriftliche Vereinbarungen über die Qualität der Produkte und Prozesse treffen. Diese dort getroffenen Vereinbarungen sind in den meisten Fällen durch entsprechende Lieferantenaudits auf Umsetzung zu verifizieren.

Weiterhin sind solche Lieferantenaudits in regelmäßigen und festgelegten Abständen zu wiederholen.

Lieferantenaudits werden durchgeführt, um zu überprüfen, ob

  • die Vorgaben erfüllt sind?
    Kundenvorgaben müssen im Unternehmen bekannt sein und an den entsprechenden Stellen umgesetzt werden.
    Managementsysteme richten sich nach bestimmten Standards, wie z.B. ISO 9001 oder ISO 14001, VDA, TS 16949.

Das Audit hilft herauszufinden, ob die Forderungen der Standards erfüllt werden. Auch Gesetze sind Forderungen, die mit Hilfe des Audits auf Umsetzung und Einhaltung hin überprüft werden können.

  • das System effektiv ist?

Herausfinden, ob das System die Forderungen wirklich umsetzt, die gestellt werden.

Prüfung der Umsetzung der Prozessorientierung und das Erbringen von messbaren Leistungswerten als Prozessergebnisse. Audits können die Effizienz der Leistungswerte prüfen.

  • Verbesserungen möglich sind?
    In jedem Unternehmen gibt es Potential für Verbesserungen. Mit Hilfe des Audits kann man diese herausfinden.

Alle Erkenntnisse über Mängel aus den Audits führen zu Korrekturmaßnahmen, die letztlich der Motor der stetigen Verbesserung des Qualitätssystems sind. Im Falle der Beschaffung kann ein Auditergebnis zum Lieferantenwechsel führen. Bei hervorragendem Auditergebnis kann eine Entscheidung ermöglicht werden, die zur Reduktion der eigenen Wareneingangsprüfung führt.

Lieferantenauswahl

Die Auswahl eines Lieferanten, mit dem das Unternehmen über längere Zeit zusammenarbeiten will, erfordert sehr viel Sorgfalt und ein methodisches Vorgehen. Es kommt darauf an, qualifizierte Informationen einzuholen, die ein verlässliches Bild abgeben. Die Lieferantenbewertung und die dafür eingesetzte Methode sind die Kernelemente der Lieferantenauswahl.

Rahmenbedingungen festlegen

  • Bedarfsanalyse: Produktauswahl/ Produktumfang (bzw. Dienstleistung); Einbindung von Lieferanten in Entwicklungsprozesse; Konzentration auf die Kernkompetenzen (Out Sourcing Prozesse)
  • Marktanalyse
  • Beschaffungsstrategie: Beschaffungsareal (Local/ Regional/ Global Sourcing); Zuliefererstrategie (Multiple/ Dual/ Single/ Sole Sourcing);Beschaffungsobjekte (Unit/ Modular/ System Sourcing); Beschaffungszeit (Lager/ Demand Tailored/ Just-in-Time); Beschaffungsorganisation (Zentral/ Dezentral)
  • Kooperationen/ Gemeinschaftlicher Einkauf

Ziel der Lieferantenauswahl:

  • Solide, zuverlässige Partner finden
  • Qualitativ erstklassige Zulieferer
  • Die (aus Fachbereichen) gestellten Anforderungen müssen bestmöglichst erfüllt werden

Beurteilung der Lieferantenfähigkeit / Potentialabschätzung

Mögliche Methoden/ Tools:

  • Lieferantenfragebogen/ Lieferantenselbstauskunft
  • Lieferantenbesuch/ Vor-Ort-Gespräche
  • Lieferantenaudit/ Prozessaudit
  • Erstbemusterung/ Prototyp-Fertigung

Lieferantenentwicklung

Bei der Lieferantenentwicklung wird vom Hersteller ein Audit beim Lieferanten durchgeführt. Aktuelle Leistungen des Lieferanten werden anhand einer Ist-Basis herangezogen. In diesem Audit werden alle nach Ansicht des Herstellers erforderlichen Verbesserungen des Qualitätsmanagements niedergeschrieben. Die Aufgabe des Lieferanten ist es, anschließend die erforderlichen Maßnahmen zum Ausbau des Qualitätsmanagements abzuarbeiten. Mit diesen Maßnahmen will der Hersteller sicherstellen, das die Zulieferteile in einem gleich bleibend hohen Fertigungsstandard vom Zulieferbetrieb gefertigt werden.

Ziel der Lieferantenentwicklung

  • Durchgehend gute Lieferqualität
  • Sicherstellung der Lieferkette zum eigenen Kunden
  • Erhöhung der Wertschöfung in der Lieferkette
  • Innovationsfähigkeit steigern durch entwicklungsorientierte Zusammenarbeit
  • Kontinuierliche Verbesserung
  • Wachstum, Festigung und Ausbau der (eigenen) Marktstellung

Methoden zur Lieferantenentwicklung und -integration stellen unter anderem Information/ Kommunikation, Prävention und Eskalation sowie die Leistungerfassung und Bewertung anhand von Kennzahlen.

Lieferantenbewertung

Die Lieferantenbewertung ist bei der Lieferantenauswahl der entscheidende Schritt. Auf der Grundlage der verfügbaren Informationen müssen Fachabteilungen und Einkauf die Leistungsfähigkeit, die Stärken und die Schwächen der potenziellen Lieferanten einschätzen und die richtigen Schlüsse daraus ziehen. Der gesamte Prozess, der die Auswahl und Zusammenarbeit mit Lieferanten beschreibt, wird auch als Lieferantenmanagement bezeichnet.

Unter die Lieferantenbewertung fallen die Punkt:

  • Auditierung
  • Abgleich Zielerfüllung
  • Strategieabgleich
  • Identifikation von Schwachstellen

Unter Lieferantenüberwachung versteht man die Überwachung der Leistung durch folgende Indikatoren:

  • Qualität der gelieferten Produkte
  • Störung beim Kunden einschließlich Feld-Rücklieferungen
  • Liefertreue
  • Sonderstatus-Mitteilungen von Kunden über Qualitäts- oder Lieferangelegenheiten

Die Organisation muss die Überwachung der Produktionsprozessleistung durch Lieferanten selbst fördern.

Lieferantenvereinbarungen

Bei den Lieferantenvereinbarungen handelt es sich um Vereinbarungen, welche zwischen dem Zulieferer und dem Abnehmer getroffen wurden.

Diese Vereinbarungen werden über technische und organisatorische Abläufe im Bereich des Qualitätmanagements bzw. der Qualitätssicherung getrofffen und haben die Herstellung weitgehend fehlerfreier Produkte zum Ziel.

Die Kernthemen der Lieferantenvereinbarungen sind:

  • Sicherung der Qualität der Zulieferprodukte
  • Vermeidung von Sachmängeln

Zusätzliche Lieferantenvereinbarungen können sein:

  • Verlagerung der Wareneingangskontrollen beim Hersteller auf eine Warenendkontrolle beim Zulieferer
  • Klärung der Verschuldensfrage bei der verschuldensabhängigen Haftung
  • Haftungsverteilung zwischen Zulieferer und Hersteller im Produkthaftungsfall etc.